Какво са лични данни?

Съгласно Общият регламента за защита на данните личните данни се определят като:

"Всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни"); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице".

Защо Пловдивският университет "Паисий Хилендарски" (ПУ) събира и съхранява лични данни?

Ние събираме лични данни от своите кандидат-студенти, студенти, докторанти и завършили, които са определени като субекти на данни съгласно Закона за защита на личните данни. Това са лични данни, които имаме законово задължение да събираме, и такива, от които се нуждаем, за да защитим Ваши интереси, като събирането им е ограниченио до необходимото.

Личните данни, за които имаме законово задължение да събираме за студентите, са подробно описани в Наредбата за държавните изисквания за приемане на студенти във висшите училища в Р България и в Наредбата за държавните изисквания към съдържанието на основните документи, издавани от висшите училища. За докторантите необходимите данни са описани в Закона за развитие на академичния състав в Р България и правилника за неговото приложение.

Тези данни Вие предоставяте на Университета чрез формулярите за кандидатстване и записване. В посочените формуляри, както и в сайта на ПУ, е предоставена и пълна информация за Вашите права като субекти на данни. 

Ние съхраняваме Вашите лични данни на хартиени и технически носители и прилагаме нужните технически и организационни мерки, за да гарантираме подходящо ниво на сигурност, включително защита срещу неправомерен достъп, случайна загуба, унищожаване или повреждане.

Обработваме данните Ви само за целите, за които са събрани, и не ги използваме за други цели. Тези цели са изцяло свързани с приема и обучението Ви в Университета – за организиране на учебния процес, социално-битово обслужване, подпомагане на обучението чрез различни средства, възможност за издаване на документи, отговарящи на държавните изисквания, и поддържане на предвидените в Закона за висшето образование регистри и по-конкретно: 

• Кандидатстване и прием. Когато кандидатствате в ПУ, ние имаме законово задължение да искаме дипломата от предходното Ви образование и така събираме личните данни, съдържащи се в нея. Ако дадете съгласието си, може да ни предоставите телефонен номер и/или електронна поща, на която да Ви информираме за резултатите от приема и процедурата по записването Ви.
• Администриране на обучението. Имаме законово задължение да поддържаме Главна книга на студентите, да издаваме студентска книжка, уверение, академична справка, дипломи за висше образование и за образователна и научна степен, както и удостоверения за допълнителни обучения и регистри за тях. Тези документи имат задължителни атрибути и по закон съдържат по-голям набор от лични данни като: ЕГН, дата и място на раждане, постоянен адрес, снимка и др. При организирането на учебния процес - обособяване на лекционни и семинарни групи, издаване и обработка на изпитни протоколи, организиране на стажове и практики, държавни изпити, дипломни защити и защити на дисертации, ние боравим само с Вашите имена и факултетния Ви номер.
• Социално-битово обслужване. В някои случаи ПУ събира и обработва допълнителни лични данни за студентите, за целите на участие и класиране в кампании за стипендии, кандидатстване за помощи, класиране и настаняване в общежития, издаване на документи за представяне пред компетентни държавни органи. Имаме законово основание да обработваме личните ви данни когато кандидатствате за общежитие или стипендия. Условията и реда за кандидатстване са описани в ПОСТАНОВЛЕНИЕ № 90 на МС от 26.05.2000г. за условията и реда за предоставяне на стипендии на студентите, докторантите и специализантите от държавните висши училища и научни организации и НАРЕДБА за ползване на студентските общежития и столове.        
• Достъп до ресурси за обучение. Студентите, докторантите и специализантите на ПУ имат достъп до допълнителни ресурси, подпомагащи обучението им. Това са ресурсите на Университетската библиотека, платформите за електронно обучение и електронни услуги.  Използването на такива ресурси е свързано с регистрация чрез Ваши данни, която е доброволна и става с изричното Ви съгласие.
• Финансови отношения. Имаме законово задължение да обработваме Ваши лични данни при издаването на фактури и други платежни документи за заплатени семестриални и административни такси. За да удовлетворим Ваши финансови интереси, може да обработваме лични данни, ако кандидатствате за студентски кредит по Закона за кредитиране на студенти и докторанти, както и ако кандидатствате за стипендии по програми и проекти на Министерство на образованието и науката.
• Обработване на заявления. Вашите права като студенти и докторанти – да прекъсвате и възстановявате обучението си, да сменяте специалността и формата на обучение, да се обучавате в съкратен срок и/или по индивидуален план, да се премествате от или в друг университет, да ползвате финансови облекчения при заплащането на таксите за обучение и др., се уреждат чрез Ваши писмени заявления. В тях са необходими само Вашите имена и факултетният Ви номер. В някои отделни случаи може искането Ви да се основава на чувствителни данни (напр. за здравословно състояние). 
• Осигуряване на ефективна комуникация. ПУ събира данни за адреса Ви, телефонния Ви номер и електронната Ви поща. Те са необходими за комуникация с Вас по повод обучението Ви, за бързото Ви информиране за решенията на органите за управление на Университета по Ваши заявления, за гарантиране на Вашите интереси по отношение на обучението Ви в същата или нова образователна степен, участието Ви в различни програми. Тези данни събираме с Ваше съгласие и може да поискате да бъдат заличени.
• Сигурност и безопасност. ПУ има ангажимент да осигурява сигурността и безопасността на територията на Университета. Това включва заснемането на изображения чрез системата за видеонаблюдение. Имаме законово задължение и ако се наложи, ще бъдем длъжни да споделим тази информация с правоохранителните органи.

 Период на съхраняване на данните.

ПУ съхранява Вашите лични данни не повече от законово установения срок или срок определен с вътрешен нормативен документ, като данните ще бъдат съхранявани толкова дълго, колкото е необходимо за постигане на целите, за които сме ги събрали. След изтичане на този срок Вашите личните данни се унищожават по определен ред.

Предаване на личните данни на трети страни

Ние имаме законово задължение да предоставя Ваши лични данни на трети страни (извън Университета). ПУ е длъжен да предостави Ваши лични данни на:

• Министерството на образованието и науката. Според Закона за висшето образование Министерството е длъжно да поддържа Регистър на действащите и прекъсналите студенти и докторанти и Регистър на дипломите за висше образование. На МОН предоставяме Ваши лични данни и при заявките си за получаване на холограмните стикери, поставяни на дипломите за завършено висше образование, както и всички Ваши лични данни, събрани от нас чрез формулярите за кандидатстване и записване, тези, съдържащи се в дипломите Ви за завършено предходно образование, както и в издадените от нас дипломи за завършено висше образование.
• Националната агенция по приходите за нуждите на здравното осигуряване. Вашето име и ЕГН ще бъдат предоставени на НАП за целите на здравното Ви осигуряване, ако Вие сте на възраст до 26 г. и учите в редовно обучение. 
• МВнР, МВР – Дирекция миграция и МОН. Университетът е длъжен да предостави лични данни на чуждестранните студенти, за издаване на виза D. Университетът може да споделя лични данни с длъжностни лица, представители на имиграционните власти относно статута на кандидат-студентите или студентите, чието гражданство е извън Европейския съюз.
• Националния център за информация и документация. Законът за развитие на академичния състав ни задължава в срок до 14 дни от датата на издаването на дипломата да представим информация на НАЦИД, съдържаща лични данни на докторантите, придобили в ПУ образователната и научна степен "доктор". Когато признава дипломи за висше образование, издавани от чуждестранни висши училища, ПУ изпраща данни на НАЦИД за признатите дипломи.

Някои данни за Вас понякога могат се споделят с трети лица и на други основания.

Може да се наложи Ваши данни да бъдат споделяни с партниращи университети, ако участвате в програми за студентски обмен или в международни проекти, както и с финансиращи организации, ако получавате от тях стипендии, спонсорство или друг вид финансиране. При възникване на такъв или подобен случай ще бъдете отделно информирани, а вашите права – гарантирани чрез договор или по друг приложим за конкретния случай начин.

Може да споделяме данни с Ваши роднини или настойници, когато това е необходимо, но само с Ваше съгласие, освен в случаите, когато се налага да споделим данните заради Вашите жизнени интереси или жизненоважни интереси на друго лице.

Възможно е да заснемем Ваши снимки като участващи в учебния процес или при публични събития и церемонии в Университета. Тези снимки могат да бъдат публикувани в интернет страниците на ПУ.

Университетът може да споделя лични данни извън Университета и при някои извънредни обстоятелства: например, ако данните са необходими за защита на Вашите жизнени интереси или жизненоважни интереси на друго лице; когато не е възможно или уместно да се получи Вашето съгласие; може да представи данни на полицията или на други разследващи органи за предотвратяване или разкриване на престъпления или ако се изискват със съдебно решение.