Пловдивският университет "Паисий Хилендарски" (ПУ) като администратор на лични данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и Закона за личните данни в Р България е отговорен за личните данни, които събира и обработва. Една от нашите отговорности е да Ви запознаем с това, как събираме и използваме Вашите лични данни и да гарантираме, че личните данни на академичния и друг персонал се обработват законосъобразно, добросъвестно и по прозрачен начин.

С тази декларация Ви информираме какви лични данни за Вас събираме, как и за какви цели ги обработваме, как ги съхраняваме и с кого ги споделяме.

Какви лични данни събираме?

Ние събираме лични данни за своите бъдещи и настоящи служители/работници и преподаватели, като наша политика е да събираме данни, ограничени до необходимото. Това е информация, която имаме законово задължение да събираме и тя е подробно описана в Кодекса на труда и в Закона за развитието на академичния състав в Република България, както и в приетите на тяхна основа Правилник за развитието на Академичния състав на Пловдивския университет "Паисий Хилендарски" и Вътрешни правила за работната заплата. Съхраняваме информацията за Вас в съответствие с законовите разпоредби и вътрешните нормативни разпоредби.

Задължени сме да водим лично трудово досие на всеки член от персонала, като в процеса на работа информацията се допълва и актуализира. В него се съхраняват документите, свързани с възникването, изменението и прекратяването на трудовото Ви правоотношение с Университета, както и информация ,свързана с отпуски, командировки и други. Вие имате право да подадете искане за достъп до документите, които формират Вашето трудово досие и право да получавате копия от съхраняваните документи. 

Личните Ви данни се съхраняват на хартиен и технически носител, като гарантираме подходящо ниво на сигурност чрез прилагане на нужните

Цели на обработване

Целите, за които събираме и обработваме личните ви данни, са изцяло свързани с:

• Трудово и облигационно правоотношение. При кандидатстване за работа, последващ подбор и назначаване, както и при сключване на граждански договор ПУ има законово задължение да събира от Вас и да обработва определени документи, съдържащи лични данни.
  
• Финансови отношения. При изплащане на работната заплата и други възнаграждения, по командировъчни заповеди и др. имаме законово задължение да обработваме Ваши лични данни.
  
• Атестационнионните процедури. Обработваме личните ви данни при Атестационните процедури съгласно Правилник за атестиране на академичния състав на университета и Правилник за атестиране на непреподавателския състав. Обработват се предоставени от Вас данни, свързани със служебната/академичната Ви дейност.
• Изпълнение на законови задължения. Задължени сме да спазваме определени административни процедури, както и да издаваме  документи на преподавателите и служителите/работниците, свързани с техните трудовоправни отношения с Университета. Длъжни сме да подаваме заявления и декларации към НАП и НОИ, да издаваме служебни бележки за доходи, удостоверения при пенсиониране и др. Тези документи съдържат Ваши лични данни като задължителни атрибути.
• Обработване на заявления. Съгласно Кодекса на труда Вие имате право да ползвате платен и неплатен отпуск, парични обезщетения при болест или отглеждане на дете и др. Това става чрез подаване на писмено заявление и различни задължителни съпътстващи документи, в които се съдържат лични данни.
• За осъществяване на контакт с Вас и поддържане на ефективна комуникация ПУ Ви предоставя служебен телефон и електронна поща.
• От съображения за сигурност и оптимизиране на мерките за безопасност в Университета има постоянно видеонаблюдение. Имаме законово задължение и при необходимост ще бъдем длъжни да споделим тази информация с правоохранителните органи.

• В случаите, в които събираме и обработваме чувствителни лични данни, имаме законово основание. Това се налага при изплащане на парични обезщетения при болест, трудоустрояване и майчинство. Университетът не събира чувствителни лични данни извън тези, за които имаме законово задължение. 
  

Колко дълго се съхраняват личните данни?

Срокът за съхранение на документите зависи от тяхната цел и предназначение и се определя със закон или друг нормативен документ. Така например ИНСТРУКЦИЯ №5 ОТ 30.06.2005 г. ни задължава да пазим разплащателните ведомости 50 години, а личните данни на ненаетите кандидати за работа, събрани чрез документите за кандидатстване, се съхраняват само за нуждите на конкурса и сроковете, свързани с него съгласно вътрешните правила. Документите се съхраняват в архивни помещения с ограничен достъп.

Ние няма да съхраняваме информацията за вас по-дълго от разумно необходимото за изпълнение на конкретните цели, за които е събрана и за които сте уведомени тук.

Как използваме Вашите лични данни?

ПУ обработва лични данни в съответствие със Закона за защита на личните данни и Политиката за защита на личните данни на ПУ "Паисий Хилендарски". Достъп до тях имат упълномощени служебни лица в изпълнение на своите основни задължения. Всяко служебно лице, което има достъп до лични данни, носи отговорността, че обработва тези данни само за целите, за които е упълномощено, и е длъжно да си служи с данните като поверителни.

При кандидатсване за работа данните на кандидатите са достъпни само за служителите на човешки ресурси и ръководството, а се съхраняват до приключване на процедурата по подбор.

Възможно е да заснемем Ваши снимки, като участващи в  публични мероприятия и церемонии в университета. Тези снимки могат да станат достъпни чрез интернет сайта на Университета.

 Как споделяме Вашите данни с трети страни?

 Университетът е длъжен да предостави Ваши лични данни на:

• Министерството на образованието и науката. Според Закона за висшето образование Министерството е длъжно да поддържа Регистър на академичния състав на висшите училища на основен и допълнителен трудов договор.
  
• Националната агенция по приходите. Съгласно Кодекса на труда сме длъжни да предоставим на НАП информацията, съдържаща се в трудовия Ви договор, в тридневен срок от неговото сключване или изменение и да ги уведомим в седемдневен срок след прекратяването му. Кодексът за социално осигуряване ни задължава ежемесечно да представяме информация за Вас на НАП, съдържаща трите Ви имена, ЕГН, изплатените възнаграждения, осигурителни и здравни вноски и данъци. 
• Националния осигурителен институт. Наредбата за паричните обезщетения и помощи от ДОО ни задължава да предоставим Ваши лични данни на НОИ при изплащане на парични обезщетения при болест, трудоустрояване и майчинство.
• Националния център за информация и документация. Законът за развитие на академичния състав ни задължава да представим информация на НАЦИД, съдържаща лични данни на придобилите в Университета научната степен "доктор на науките", както и на избраните на академични длъжности лица в срок до 14 дни от датата на избора или от издаването на дипломата.
  

Може да се наложи Ваши данни да бъдат споделяни с партниращи университети или финансиращи организации, ако участвате в програми за академичен обмен или работите по международни проекти. При възникване на такъв или подобен случай ще бъдете отделно информирани, а Вашите права – гарантирани чрез договор или по друг приложим за конкретния случай начин. 

В качеството си на работодател ПУ може да предоставя лични данни и на определени кредитни институции (банки) във връзка с изплащането на дължимите възнаграждения на служители и изпълнители по граждански договори. Личните данни, който се предоставят, са три имена и единен граждански номер и се предоставят с цел идентификация на лицето, в чиято полза се извършва плащането. Това се налага с оглед изискванията на кредитните институции във връзка с извършваните от тях банкови преводи.

Във връзка с използването на куриерски услуги – приемане, пренасяне, доставка и адресиране на пратките до физически лица ние посочваме следните данни: три имена, адрес, област, пощенски код и наименование на населеното място.

ПУ може да споделя лични данни извън Университета и при някои извънредни обстоятелства: например, ако данните са необходими за защита на Вашите жизнени интереси или жизненоважни интереси на друго лице; когато не е възможно или уместно да се получи Вашето съгласие; може да представи данни на полицията или на други разследващи органи за предотвратяване или разкриване на престъпления или ако се изискват със съдебно решение.